Project- en afdelingsondersteuner

Geplaatst: 11-07-2019
Regio: Amsterdam
Gewijzigd: 11-07-2019
 
Functieomschrijving

Project- en afdelingsondersteuner

Ben jij die ervaren bouwkundige projectondersteuner en werk je graag samen in een multidisciplinair team professionals in een inspirerende omgeving? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Locatie: AMSTERDAM
FTE: 0,8 - 1 

Functieomschrijving
De bouwkundig Projectondersteuner ondersteunt het programma- of projectteam en levert tevens een bijdrage aan de bedrijfsvoering van de afdeling. Je versterkt en ontzorgt als Projectondersteuner het programma of project op het gebied van allerlei voorkomende administratieve werkzaamheden en documentbeheer. Je levert vanuit jouw kennis en ervaring een bijdrage aan de ontwikkeling van het vak projectmanagement. Daarnaast lever je een bijdrage aan de bedrijfsvoering van de afdeling. Zoals het ontwikkelen, up to date houden en professionaliseren van bijvoorbeeld de interne procedures en de tooling die het werken in projecten optimaal dienen te faciliteren. Samenwerken en zelfstandigheid staan hierbij centraal. 

Jouw taken

  • het voorbereiden, plannen, opstarten en begeleiden van projecten;
  • verantwoordelijk voor het inrichten en bijhouden van de;
  • projectadministratie en de projectarchivering;
  • het verzamelen van informatie ten behoeve van de diverse projecten en het zelfstandig opstellen van rapportages zoals voortgangs- , project- en financiële rapportages;
  • voorbereiden van en verslaglegging tijdens vergaderingen en bijeenkomsten, toezien op uitvoering van de overeengekomen acties;
  • begeleiden van de (externe) projectmedewerkers bij interne procedures;
  • het organiseren van aanbestedingen en contractvorming met aannemers;
  • projectcommunicatie met gebruikers en andere stakeholders;
  • het uitwerken van procedures en het doen van voorstellen tot procesverbetering van de interne procedures;
  • ondersteuning in de afdelingsadministratie en beleidsmatige taken.
Functie eisen
  • HBO werk- en denkniveau;
  • ruime ervaring met bouwprojecten en projectadministraties. Bekend met regels voor bouwprojecten (V&G plannen, vergunningen, etc.);
  • kennis van en ervaring met bedrijfsprocessen, aanbesteden en planningen;
  • ervaring met SAP en BREEAM is een pre;
  • zelfstandig kunnen functioneren binnen teamverband, maar samenwerkingsgericht;
  • bestuurs- en organisatiesensitief, goed kunnen schakelen op verschillende niveaus in een bestuurlijke omgeving;
  • goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
  • klant- en resultaatgericht;
  • accuraat, vindingrijk, proactief, doortastend en snel lerend vermogen.
Bedrijfsomschrijving

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen. 

Aan de VU studeren ruim 24.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. 

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus. 

Facilitaire Campus Organisatie
De Facilitaire Campus Organisatie (FCO) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en realisatie van de moderne stadscampus van de Vrije Universiteit: VU Campus. Wij hebben als missie een gastvrije, inspirerende en duurzame campus te creëren waar wetenschappelijk onderwijs en onderzoek excelleren en waar medewerkers, studenten, patiënten en gasten zich thuis voelen. 

De werkterreinen van FCO zijn zeer divers: nieuwbouw, herhuisvesting, bouwprojecten, aanpassingen in bestaande gebouwen, ontwikkelen en uitvoeren van facilitaire dienstverleningsconcepten. Bij FCO werken ca. 200 enthousiaste en betrokken medewerkers die bijdragen aan een inspirerende omgeving waar werken, leren en ontmoeten centraal staan. 

Het team Realisatiemanagement (RM) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de (vervangende) nieuwbouw, herhuisvesting, bouwprojecten, functionele aanpassingen van bestaande gebouwen, inrichting van de buitenruimte of facilitaire projecten zoals de uitrol van een nieuw dienstverleningsconcept. Projecten in diverse omvang en complexiteit, maar allen met een stevige impact op onderwijs en onderzoek en de bedrijfsvoering van de VU. 
Het team RM bestaat uit Projectondersteuners, Projectleiders, Projectmanagers en een externe flexibele schil. De Projectondersteuners vallen direct onder de Coördinator Bedrijfsvoering RM. 

Arbeidsvoorwaarden

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal 2.835 (schaal 9) en maximaal 3.895 (schaal 9) bruto per maand. 

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar, met zicht op een vast dienstverband. 
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals

  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
Sollicitatie informatie

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 25 juli 2019. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. 

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met: 

Naam: M.H. (Maartje) Kuis
Functie: Coördinator Bedrijfsvoering Realisatiemanagement
Telefoonnummer: 06-46800911
E-mail: m.h.kuis@vu.nl 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

 Kernwoorden